Ordenanzas - Incorporar al Reglamento Interno del HCD, ordenanza 11994/2015 art 27 bis


ORDENANZA Nº 12.440/2020.

EXPTE.Nº 6623/2020-H.C.D.

VISTO:

         La necesidad de iniciar la digitalización del Honorable Concejo Deliberante, haciéndolo, más ágil, eficaz; y la posibilidad de desarrollar sus actividades de forma virtual o remota en períodos de emergencia o bajo circunstancias excepcionales, y;

CONSIDERANDO:

                   Que, a partir de lo ocurrido en nuestro país y en el mundo como consecuencia del COVID 19, ha quedado en evidencia lo anticuado e inconveniente de algunos procedimientos previstos para el funcionamiento de este cuerpo, interpelándonos a iniciar un gradual proceso de digitalización.

                   Que, en principio, debemos decir que los expedientes en papel que manipulamos cotidianamente en un futuro serán archivos históricos, por lo que resulta necesaria su preservación, siendo  una  de  las  principales  causas  de  destrucción  de  los  documentos  en  particular  y  del  patrimonio  documental  en  general,  su excesiva manipulación y su falta de preservación, lo que implica una pérdida irrecuperable de las fuentes de  conocimiento  de  nuestro   devenir   histórico  y  cultural.  

                   Que, en las sociedades democráticas la documentación que transita por los distintos cuerpos legislativos, entre ellos este Concejo, cumplen un rol central como reservorio de la historia, testimonio de la memoria de un pueblo y garantía de los derechos individuales y sociales. 

                   Que, la   preservación   del   patrimonio   documental   y   su  accesibilidad  a  largo  plazo  cimientan  las  libertades  fundamentales  de  opinión,  de  expresión y de información como derechos humanos.

                   Que, una forma simple y no demasiado onerosa para cubrir dichos riesgos de pérdida total o parcial de la documentación que compone este Concejo, y que se encuentra en “formato papel”, es su “digitalización” para su posterior almacenamiento y archivo.

                   Que, la digitalización “...es el proceso mediante el cual los documentos físicos se convierten a formato electrónico, para que puedan ser almacenados en una base de datos. Pueden ser transformados a formato electrónico todos aquellos documentos en papel que sean legibles y en buen estado de conservación”. La digitalización es el método más eficiente y rentable para almacenar, administrar, consultar y preservar los documentos físicos, convirtiéndolos en imágenes electrónicas.

         Que, por su parte es una tendencia mundial la utilización de archivos digitales, dado que una vez informatiza (digitalizada) esa documentación puede ser archivada, utilizada y/o remitida de forma sencilla y gratuita a los fines que pudieran corresponder.

         Que, los archivos digitalizados no ocupan espacio físico en instalaciones municipales, optimizando procesos, agilizando trámites y, fundamentalmente, disponiendo de una mejora en la prestación de servicios.

                   Que, sería de enorme utilidad y seguridad digitalizar todos los documentos que ingresen y se generen en este Concejo de acá en más, e inclusive pensar en un futuro comenzar a digitalizar hacia atrás, principalmente documentación sensible e irremplazable.

                   Que, por otro lado, la implementación de la presente, además de agilizar la búsqueda y estudio de expedientes por parte de los ediles y demás integrantes de este Cuerpo, favorece al medio ambiente, pues es un primer paso hacia la despapelización, disminuyendo de esta forma el impacto ambiental negativo que deben tener todas las acciones humanas.

                   Que, nuestro municipio ha dado sobradas muestras de mirar hacia el futuro e ir modernizándose, aprovechando el uso de herramientas tecnológicas para agilizar el procesamiento y la búsqueda de datos, la realización de trámites por parte de los vecinos de la ciudad, la consulta de recibos de sueldo de forma remota, entre otras.

                   Que, el contexto nos obliga a repensar ciertas etapas del proceso que conlleva legislar, debiendo tomar lo que está ocurriendo con el COVID 19 para plasmar en nuestro reglamento interno reformas que nos permitan, y permitan a las generaciones que nos presidan, no tener que interrumpir la función de este Concejo, evitando así que una situación similar nos encuentre utilizando los mismos mecanismos sin contar con la posibilidad de sesionar de forma digital o virtual.

                   Que, otra de las cuestiones tendientes a digitalizar el concejo, y agilizar su laborar es lo relativo a las notificaciones por medios electrónicos, lo cual busca también minimizar la sobrecarga de papel en la administración interna y avanzar a la “despapelización” legislativa, incorporándose como medio fehaciente de comunicación y otorgándole la misma validez legal que la notificación personal.

                   Que, la notificación por medios electrónicos reducirá el tiempo que lleva notificar, lo que traerá una mayor celeridad del proceso. Muchas organizaciones públicas vienen implementando, desde hace muchos años, distintos sistemas de notificación electrónica, con diferentes alcances y probada experiencia.

                   Que, la notificación electrónica podrá ser realizada por medio de la dirección de correo electrónico que cada Concejal denuncie, y al correo electrónico de los Bloques.

                   Que, por las características que se exigen a los correos electrónicos (únicos, personales e intransferibles) se asegura la correcta recepción por parte de sus destinatarios.

                   Que, también esta reforma permite la posibilidad de notificar de otros modos que no sea mediante correo electrónico. La notificación a través de aplicaciones, o incluso por teléfono para casos de urgencias o real imposibilidad, debe aceptarse en la medida que se asegure indubitablemente la recepción por el destinatario. 

                   Que, también se incorpora la posibilidad de trabajar y sesionar en forma virtual o remota cuando no fuere posibles o convenientes las reuniones o sesiones en forma presencial, ya sea por circunstancias excepcionales, emergencias, o riesgos para la vida o salud de los miembros del Concejo.

                   Que, fundado en todo lo expuesto, se considera de gran utilidad dar este primer paso hacia la digitalización del nuestro Honorable Concejo Deliberante, ya sea a través de la formación de expedientes digitales paralelos, mediante la posibilidad de la notificación por medios electrónicos, e incorporando, también, la posibilidad de sesionar de forma virtual o remota.

 

POR ELLO:

EL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE GUALEGUAYCHÚ SANCIONA LA SIGUIENTE

ORDENANZA

ARTÍCULO 1º.- INCORPÓRESE el artículo 27 bis, a la Ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará incorporado en los siguientes términos: “Obligación de denunciar el teléfono y correo electrónico de contacto personal. ART. 27° Bis.- Después de prestar juramento los Concejales deberán denunciar, mediante declaración jurada, un número de teléfono y una dirección de correo electrónico, de contacto personal, que serán válidos para todas las notificaciones que deban cursarse. Estos teléfonos y correo electrónicos son únicos, intransferibles y de exclusiva responsabilidad de cada Concejal. Su modificación sólo podrá realizarse mediante el mismo procedimiento.

La Presidencia de cada Bloque deberá denunciar, por el mismo procedimiento, un correo electrónico común para todo del Bloque, en el cual serán válidas todas las notificaciones dirigidas al Bloque y que no sean de carácter personal de cada Concejal. 

Hasta tanto el Concejal o el Bloque no cumpliere con lo referido en los párrafos anteriores se los tendrá por notificados por ante la Mesa de Entrada de la Secretaría del Concejo.”.

ARTÍCULO 2º.- SUSTITÚYESE el artículo Nº 70 de la Ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará redactado de la siguiente forma: “Asuntos entrados. ART. 70º.- El Orden del Día se irá formando con los asuntos ingresados por Secretaría y con los despachos e informes de Comisio­nes. El Orden del Día se notificará a cada Concejal con un mínimo de veinticuatro (24) horas antes de la sesión correspondiente, por escrito o a través de medios electrónicos, pero que aseguren indubitablemente el conocimiento por el destinatario. Los despachos de comisión y los asuntos ingresados con posterioridad a esta notificación se darán cuenta en la sesión inmediata siguiente.”

ARTÍCULO 3º.-  SUSTITÚYESE el artículo Nº 73 de la ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará redactado de la siguiente forma: Lugar de sesión. ART. 73º.- El Concejo sesionará siempre en su recinto ordinario. Podrá sesionar fuera de éste por razones fundadas y previa decisión por decreto interno de la mayoría de sus miembros.”

ARTÍCULO 4º.- INCORPÓRESE el artículo 73 bis, a la Ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará incorporado en los siguientes términos: “Imposibilidad de reunión. Trabajo y sesiones virtuales. ART.73º Bis.- Cuando por  circunstancias excepcionales, o por emergencia declarada por autoridad competente, o cuando existiere riesgo para la vida o salud de los miembros del HCD, y con motivo de ello no fuere posible o conveniente las reuniones o sesiones en forma presencial, podrá trabajarse o sesionarse en forma virtual o remota, mediante las herramientas digitales pertinentes. Esta decisión deberá ser aprobada mediante decreto interno y por la mayoría de los miembros del Concejo. El voto de esta decisión podrá ser manifestado por cualquier forma de manifestación de la voluntad, pero que asegure indubitablemente su autoría y su contenido..

ARTÍCULO 5º.- SUSTITÚYESE el artículo Nº 74 de la Ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará redactado de la siguiente forma: Citación con anticipación para las sesiones. ART.74º.- La citación para sesiones deberá hacerse por Secretaría, con al menos veinticuatro (24) horas de anticipación, especificándose en ella los asuntos a tratarse. Deberá hacerse por escrito o a través de medios electrónicos, pero que aseguren indubitablemente el conocimiento por el destinatario.”.

ARTÍCULO 6º.- SUSTITÚYESE el artículo Nº 181 de la Ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará redactado de la siguiente forma: Modo de presentación. Por escrito. En soporte digital. ART. 181º.- Todo proyecto deberá ser presentado por escrito, en papel tamaño A4, con numeración de páginas y firmado por los Concejales presentantes. Deberá, además, acompañarse o enviarse copia digitalizada a efectos de su inmediata incorporación a la red informática.”

ARTÍCULO 7º.- INCORPÓRESE el artículo Nº 181 bis, a la Ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará incorporado en los siguientes términos: “Formación de expedientes. Formatos. Acceso virtual o remoto. ART. 181º Bis.- La Presidencia del Concejo y la Secretaría deben confeccionar, en un ejemplar de papel y en otro digital, todos los expedientes que se vayan formando con los proyectos, solicitudes particulares, o demás presentaciones y actos. El ejemplar digital será idéntico al de papel y deberá encontrarse actualizado y a disposición en todo momento para su acceso virtual o remoto por los Concejales, la Presidencia y la Secretaría.”

ARTÍCULO 8º.- SUSTITÚYESE el artículo Nº 183 de la Ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará redactado de la siguiente forma: Trámite del despacho definitivo. ART.183º.- Las comisiones, después de despachar un asunto, entregarán una (1) copia por escrito y en formato digital de su dictamen a la Secretaría. En el mismo acto deberán, además, acompañar o enviar una copia digitalizada, a efectos de su inmediata incorporación a la red informática. Este despacho será rubricado por la Secretaría y agregado al expediente en papel y al digital.”.

 ARTÍCULO 9º.- SUSTITÚYESE el artículo Nº 185 de la Ordenanza Nº 11994/2015, Reglamento Interno del HCD, el cual quedará redactado de la siguiente forma: Forma de las solicitudes por personas humanas y jurídicas. ART.185º.- Las solicitudes de personas humanas o jurídicas, relativas a las atribuciones del Concejo, deben presentarse por Secretaría del Concejo, por escrito y mediante copia digitalizada, y estar fundadas. La Secretaría intimará al solicitante que no haya dado cumplimiento a estos requisitos. La Presidencia del Concejo propondrá en la sesión que corresponda a cuál comisión deben remitirse.”

ARTÍCULO 10º.- La Presidencia y Secretaría del Concejo Deliberante deberán arbitrar los medios necesarios para cumplir con la digitalización de los expedientes, la notificación por medios electrónicos y las reuniones y sesiones de manera virtual o remota.

ARTÍCULO 11º.- Las modificaciones del Reglamento Interno tendrán vigencia en forma inmediata a la promulgación de la presente.

ARTICULO 12º.- COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y ARCHÍVESE.

 

Sala de Sesiones.

San José de Gualeguaychú, 25 de septiembre de 2020.

Lorena M. Arrozogaray, Presidenta – Jorge Cuenca, Secretario.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 1

 

DECLARACIÓN JURADA DE CORREO ELECTRÓNICO ( E-MAIL) CONCEJALES

Quien suscribe __________________________ DNI ___________________ manifiesto en carácter de declaración jurada que las comunicaciones que efectúe Presidencia del Honorable Concejo Deliberante de esta Ciudad de San José de Gualeguaychú al correo electrónico denunciando en el presente, se considerarán notificaciones fehacientes a todos los efectos legales.

Correo Electrónico: ______________________________________.

"Se conoce y acepta que cualquier modificación en el correo declarado, deberá denunciarse en la Secretaría del HCD de esta ciudad de San José de Gualeguaychú dentro de las 24 horas

de producido; debiéndose consignar la nueva dirección electrónica en formulario similar al

presente."

 

FIRMA:____________________________.-

ACLARACIÓN:_______________________________.-

FECHA:____ de ________________ de 20____.-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 2

 

DECLARACIÓN JURADA DE CORREO ELECTRÓNICO ( E-MAIL) BLOQUE

Quien suscribe __________________________ DNI ___________________, en mi carácter de presidente/a del bloque _________________________________________ manifiesto en carácter de declaración jurada que las comunicaciones que efectúe Presidencia del Honorable Concejo Deliberante de esta Ciudad de San José de Gualeguaychú al correo electrónico denunciado, se considerarán notificaciones fehacientes a todos los efectos legales.

Correo Electrónico: _____________________________________.

Se conoce y acepta que cualquier modificación en el correo declarado, deberá denunciarse en la Secretaría del HCD de esta ciudad de San José de Gualeguaychú dentro de las 24 horas de producido; debiéndose consignar la nueva dirección electrónica en formulario similar al presente.

 

FIRMA:____________________________.-

ACLARACIÓN:_______________________________.-

FECHA:____de________________de 20____.-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 3

 

DECLARACIÓN JURADA DE CORREO ELECTRÓNICO ( E-MAIL) PARTICULARES

Quien suscribe __________________________ DNI ___________________ manifiesto en carácter de declaración jurada que las comunicaciones que efectúe el Honorable Concejo Deliberante de esta Ciudad de San José de Gualeguaychú al correo electrónico denunciando en el presente, se considerarán notificaciones fehacientes a todos los efectos legales.

Correo Electrónico: ______________________________________.

"Se conoce y acepta que cualquier modificación en el correo declarado, deberá denunciarse en la Secretaría del HCD de esta ciudad de San José de Gualeguaychú dentro de las 24 horas de producido; debiéndose consignar la nueva dirección electrónica en formulario similar al presente."

 

FIRMA:____________________________.-

ACLARACIÓN:_______________________________.-

FECHA:____ de ________________ de 20____.-

 

 

 

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